Как оставить и принять сообщение по телефону
Каждый из нас наверняка бывал в ситуации, когда пытаешься дозвониться человеку, а его либо нет на месте, либо он занят. Также бывает, что в офисе поднимаете трубку, а собеседнику нужно что-то передать вашему коллеге. Все мы знаем, как это сделать на родном языке, но что же делать, если собеседник говорит на английском?
Для того, чтобы оставить и принять телефонное сообщение , нужно руководствоваться определенными правилами, выучить необходимый набор фраз на английском, и, конечно же, придерживаться телефонного этикета.
Life never gives us the second chance to make a first impression.
Жизнь никогда не дает нам второй возможности составить первое впечатление.
~Mark Levy
Эта статья поможет узнать, как оставить телефонное сообщение на английском так, чтобы вашей компанией заинтересовались и вам обязательно перезвонили. Также мы расскажем как принять телефонное сообщение и не упустить важной информации.
Телефонное сообщение: основные правила
Вежливость - главный помощник в телефонном разговоре. Не забывайте, что при общении с партнерами важно всегда соблюдать нормы делового этикета. Это неотъемлемая часть имиджа компании.
Как правильно оставить сообщение в телефонном разговоре
Придерживайтесь определенной структуры делового телефонного сообщения:
- Поздоровайтесь, представьтесь и назовите имя вашей компании.
- Попросите позвать к телефону нужного вам человека.
- После того как вам сказали, что он не может подойти к телефону, попросите передать необходимую информацию.
- Оставьте контактные данные.
- Убедитесь, всю ли информацию записали правильно.
- Поблагодарите собеседника и попрощайтесь.
Пример телефонного разговора, в котором оставляют телефонное сообщение
Если вы читали нашу статью "Фразы и выражения для успешного разговора по телефону на английском языке", то знаете, какие фразы нужны, чтобы поздороваться и представить себя и свою компанию. В приведенном ниже примере разговора на английском вы можете их еще раз увидеть и повторить.
| Пример разговора на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| ABC. Good afternoon can I help you? | АВС. Добрый день, чем я могу вам помочь? |
| Yes, this is Irmin Schweiz from XYZ. Could I speak to Wei Li please? | Это Ирмин Швейц из XYZ. Могу я поговорить с Вэй Ли, пожалуйста? |
| Sorry I didn’t catch your name, could you speak up a bit please, the line’s bad. | Простите, не расслышала ваше имя, не могли бы вы повторить. |
| Yes, it’s Irmin Schweiz. | Да, это Ирмин Швейц. |
| And where did you say you are ringing from? | А откуда, вы говорите, звоните? |
| XYZ. | XYZ. |
| OK, I’ll try and connect you … Sorry, the line’s busy. Do you want to leave a message? | Хорошо, я попробую связать вас ... Извините, линия занята. Вы хотите оставить сообщение? |
| Could you tell her that Irmin Schweiz called, and that the meeting’s been postponed till next Tuesday. | Не могли бы вы сказать ей, что звонил Ирмин Швейц и что заседание отложено до следующего вторника. |
| That’s Tuesday the seventh right? | Это вторник седьмое, правильно? |
| Right. But if she needs to speak to me she can get me on 0049 that’s the code for Germany, then 89 656 2343. Extension fifteen. | Правильно. Но если ей нужно поговорить со мной, она может позвонить по номеру 0049, это код Германии, а затем 89 656 2343. Дополнительный номер пятнадцать. |
| That’s one five right? | Один, пять? |
| That’s it. | Да. |
| Can I read that back to you to make sure I’ve got everything? | Могу ли я прочитать вам то что записала, чтобы убедиться, что все правильно? |
| Sure. | Конечно. |
| Irmin Schweiz, that’s S-C-H-W-I-E-Z from the … | Ирмин Швейц, это S-C-H-W-I-E-Z из ... |
| No, it’s E-I not I-E. | Нет, правильно E- I, а не I-E. |
| OK, from XYZ. The meeting’s been postponed till Tuesday the seventh, and she can reach you on 0049 89 656 2334 | Хорошо, с XYZ. Встреча была отложена до вторника седьмого, и она может связаться с вами по телефону 0049 89 656 2334 |
| Sorry that should be four three, not three four. | Извините, должно быть четыре три, а не три четыре. |
| OK 2343, extension 15, one five. | Хорошо, 2343, дополнительный номер 15, один пять. |
| That’s it. Thanks very much. Bye. | Правильно. Огромное спасибо. До свидания. |
| Goodbye. | Всего доброго. |
Фразы для телефоннного сообщения на английском
Для ведения более продуктивной беседы, а именно передачи или получения необходимой информации на английском языке, очень важно быть подготовленным.
Заранее выучите и используйте стандартные фразы как попросить оставить сообщение . Это придаст вам уверенности в общении, а также поможет избежать лишних ошибок.
Как попросить оставить сообщение в телефонном разговоре
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| This is name calling from company in place. Could I leave a message for Hillary Binns, please? | Это имя с компании. Могу ли я оставить сообщение для Хиллари Биннса, пожалуйста? |
| Can I leave a message? | Могу я оставить сообщение? |
| Could I leave a message with someone from administration? | Могу ли я оставить сообщение кому-нибудь из администрации? |
| Do you think I could leave a message with his secretary? | Как вы думаете, я мог бы оставить сообщение его секретарю? |
| Name asked me to call him / her back. | Имя попросил/а меня перезвонить ему/ей. |
| I just wanted to check / confirm / ask if … | Я просто хотел проверить / подтвердить / спросить, ... |
| Could you ask him/her to call me back? | Не могли бы вы попросить его/ее перезвонить мне? |
| I’ll be in the office today until … Would you mind asking him to call me on my mobile? | Я буду в офисе сегодня до ... Не могли бы вы попросить его позвонить мне на мобильный? |
Как спросить, когда кто-то будет доступен (освободится)
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Do you know when Heinrich will be in? | Вы не знаете, когда Генрих будет? |
| When will Miroslav be in? | Когда будет Мирослав? |
| When will he be back from lunch? | Когда он вернется с обеда? |
| Could you get him to call me? | Не могли бы вы заставить его позвонить мне? |
| Could you ask him to call me? | Не могли бы вы попросить его позвонить мне? |
| Can you tell him it’s very urgent, there is a problem with the …. | Можете ли вы передать ему, что это очень срочно, есть проблема с .... |
Как называть имена и номера по телефону
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Could you ask her to ring me back on 02 878 705 (oh two / eight seven eight / seven oh five) | Не могли бы вы попросить ее позвонить мне по телефону 02 878 705 (ноль два / восемь сем восемь / семь ноль пять) |
| I’m sorry but I gave you the wrong number. It’s two one six, not two three six. | Извините, но я дал вам неправильный номер. Правильно два один шесть, а не два три шесть. |
| Shall I spell that for you? | Вам назвать по буквам? |
| I’ll spell that again for you. | Я назову вам по буквам ещё раз. |
| No, there are two Ls in Hillary, not one. | Нет, в Хиллари два л, а не одно. |
| That’s seventeen - one seven. | Семнадцать - один семь. |
| Yes, that’s right. | Да все верно. |
Как подтвердить и уточнить правильность сообщения
Если вам нужно оставить сообщение, говорите медленно и внятно. Всю самую необходимую и важную информацию повторите несколько раз, особенно даты и числа, ведь всем свойственно ошибаться.
При упоминании дней недели, обязательно называйте ещё и число, так как, например, Tuesday и Thursday часто путают. Поэтому если вы скажете ‘Thursday the 20th’, вас обязательно поймут правильно. Рекомендуем прочитать статью "Как быстро запомнить английские дни недели", чтобы никогда не ошибаться.
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| I’ll just read that back to you. OK. | Я Вам ещё раз прочитаю. Хорошо. |
| So that’s 0181 980 4187. Yes, that’s right / Perfect. | Итак, это 0181 980 4187. Да, правильно / Отлично. |
| … four one six seven. No, four one seven six. | ... четыре один шесть семь. Нет, четыре один семь шесть. |
| … r-o-s-i. No, it’s double s: r-o-s-s-i. | ... r-o-s-i. Нет, там двойное s: r-o-s-s-i. |
| Have you got that? | Вы поняли это? |
| Could you just read that back to me? | Могли бы вы прочитать мне? |
Попытайтесь больше взаимодействовать со своим собеседником, вовлеките его в диалог. Для этого можно попросить прочитать адрес электронной почты, повторить написание имен. Такие приёмы обычно используют чтобы привлечь внимание, например:
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Can I just confirm what you have said? | Давайте я еще раз повторю, что Вы сказали? |
| So, the meeting has been moved to … | Итак, встреча перенесена на ... |
| I’ll just read back your website address, www dot u-n-i-p-i slash …. | Я как раз проверил Ваш сайт, это www точка юнипи слеш... |
| So it’s Anna Southern, that’s S-O-U … | Это Анна Саузерн, пишется С-А-У... |
Когда называете имя, помните, что есть буквы, которые часто путают. Поэтому называйте имена по буквам, используя международный алфавит или эквивалент.
Более подробно с английским алфавитом можно ознакомиться в статье "Как быстро научиться читать по-английски"
| Буква анг. алфавита | Пример слова | Буква анг. алфавита | Пример слова | Буква анг. алфавита | Пример слова |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Alpha Argentina | J | Juliet Japan | S | Sierra Spain |
| B | Bravo Brazil | K | Kilo Kenya | T | Tango Turkey |
| C | Charlie Congo | L | Lima Lebanon (lemon) | U | Uniform Uganda |
| D | Delta Denmark | M | Mike Mexico | V | Victor Venezuela |
| E | Echo Ecuador | N | November Norway | W | Whisky Wales (Washington) |
| F | Foxtrot France | O | Oscar Oman (orange) | X | X-ray |
| G | Golf Germany | P | Papa Panama | Y | Yankee Yemen (yellow) |
| H | Hotel Holland | Q | Quebec Qatar (quick) | Z | Zulu Zambia |
| I | India India | R | Romeo Russia |
Назвать своё имя можно так: My name is Schmidt. That’s S as in Spain, C as in Congo etc. или My name is Schmidt. That’s Spain, Congo etc.
Когда называете номер телефона, произносите каждую цифру отдельно. Также нужно выделить код страны. Например:
| Пример телефонного номера на английском | Как правильно произнести телефонный номер |
|---|---|
| 0044 161 980 416 71 | zero zero four four—that’s the code for England—one six one; nine eight zero; four one six; seven one |
Важно!
Некоторые люди вместо zero говорят oh; также часто при совпадении двух одинаковых цифр подряд можно услышать double…
Как принять телефонное сообщение на английском
Если Вас попросили что-либо передать вашему коллеге, очень важно ничего не упустить, правильно записать всю информацию, ведь от этого может зависить дальнейшее сотрудничество.
Если не уверены, что правильно услышали какую-либо информацию, не бойтесь переспросить, ведь собеседнику будет наоборот приятно излишнее внимание.
Как спросить, хочет ли человек оставить сообщение
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Would you like to leave a message? | Хотите оставить сообщение? |
| Can I take a message? | Могу ли я принять сообщение?. |
| Would you like me to give her a message? | Хотите, я сообщу ей? |
Как уточнить детали сообщения по телефону
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Let me just check that I’ve got that right. | Позвольте проверить, всё ли я правильно записал. |
| Who was it that you spoke with yesterday? | С кем вы разговаривали вчера? |
| Shall I tell name to call you back? | Мне передать имя, чтобы перезвонил вам? |
| Does name have your number? | У имя есть ваш номер? |
| Can I take your name and number? | Могу ли я записать ваше имя и номер телефона? |
| When is the best time for him / her to call you? | Когда удобнее чтобы он/она перезвонили вам? |
| What is your daytime contact number? | Укажите свой дневной контактный номер? |
| Are you always contactable on this number? | С Вами всегда можно связаться по этому номеру? |
Как проверить информацию в сообщении
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| Can you spell that please? | Можете про диктовать мне это по буквам, пожалуйста? |
| Could I just spell that back to you? | Могу я назвать вам по буквам? |
| Can I read that back to you? | Могу я прочитать это вам? |
| So the number is 0208 388 6070? | Итак, номер 0208 388 6070? |
| So that’s … | Так вот … |
Как завершить телефонный разговор
| Фраза на английском | Перевод с английского |
|---|---|
| OK, I’ll make sure she gets your message. | Хорошо, я позабочусь, чтобы она получила ваше сообщение. |
| I’ll tell him / her you called. | Я скажу ему / ей, что вы звонили. |
| I’ll let him / her know you called. | Я дам ему/ей знать, что вы звонили. |
| I’ll refer that to him and I’ll get him to call you back. | Я передам ему, и попрошу перезвонить вам. |
Также рекомендуем посмотреть видео о том как принять и оставить сообщение на английском:
Подводим итоги:
- Чтобы оставить или принять телефонное сообщение, заранее выучите структуру телефонной беседы и необходимые фразы на английском языке.
- Говорите медленно и вразумительно.
- Убедитесь, что собеседник правильно понял всю информацию. Самое важное повторите несколько раз.
- Вовлекайте вашего собеседника в разговор, это поможет привлечь внимание к вам и вашей компании.