Советы для проведения удачных бизнес переговоров с англичанами

Ни для кого не секрет, что в деловом мире ключевое значение имеют коммуникативные навыки: умение легко и непринужденно вести деловые переговоры, способность убеждать партнеров в рациональности вашего предложения, умение проводить презентации, семинары и конференции.

Для современного бизнеса важно, чтобы все эти навыки были подкреплены знанием иностранных языков: ведь только так вы сможете успешно представлять вашу компанию на международном рынке.

“Let us never negotiate out of fear. But let us never fear to negotiate”.

«Давайте никогда не будем обсуждать страх. Но давайте не будем бояться вести переговоры.»

---

~ John Fitzgerald Kennedy

В нашей статье мы расскажем о главных секретах проведения успешных бизнес переговоров, а также о том, как правильно к ним подготовиться, чтобы достичь необходимых соглашений.

Этапы бизнес переговоров

Деловые переговоры предполагают достижение определенных целей встречи настоящих или потенциальных бизнес-партнеров.

По большому счёту переговоры присутствуют в жизни каждого человека в разных формах, т.к. всем нам приходится время от времени с кем-то о чём-то договариваться. Но в деловых переговорах есть свои особенности, ведь нужно достичь соглашения даже при противоречивых интересах, сохранив при этом дружелюбные отношения.

Важно!

Для достижения соглашений при проведении деловых переговоров необходимо уметь:

• решать проблемы;
• налаживать межличностное взаимодействие;
• управлять эмоциями.

В процессе переговоров выделяют три основополагающих этапа:

• Подготовка переговоров
• Процесс проведения переговоров
• Достижение соглашений

Подготовка переговоров

Вне зависимости от используемой техники ведения деловых переговоров, обязательно требуется соответствующая подготовка. Это крайне важный этап, т.к. именно на нем закладывается фундамент всего предстоящего процесса. Условно подготовку деловых переговоров можно разделить на “внутреннюю” и “внешнюю”.

«Внутренняя» подготовка

1. Опишите собственные цели, которые вы хотели бы достичь по итогам переговоров. Необходимо письменно зафиксировать цель, к которой стремитесь, и реальность достижения этой цели.
2. Определитесь с повесткой дня. Следует сформировать повестку дня, разместив на столе на видном месте. Она будет основой для проводимых переговоров.
3. Проанализируйте цели партнера по переговорам. Важно разглядеть движущие мотивы поведения оппонентов, т.к. на переговорах часто требуется разъяснение своих требований и приведение аргументов в их защиту.
4. Выявите интересы оппонента. Если вы сможете определить интересы другой стороны перед проведением переговоров и оценить процент несовпадения с нашими интересами, то лучше поймете другую сторону. Когда оппонент увидит, что вы его понимаете, он будет готов идти вам навстречу.
5. Определите реальные полномочия своего оппонента. Участников переговоров можно разделить по следующим типам:
   • принимающий решения. Именно он определяет решение своей стороны по переговорам;
   • тот, кто оказывает влияние. Аргументируется оценкой выгоды от принятого решения;
   • тот, кто применяет решение. Будет реализовывать достигнутые результаты переговоров.
   • устанавливающий контакт. Всегда есть люди, которые расчищают дорогу к цели. Они часто предоставляют рекомендации по дальнейшим действиям.

Важно!

Переговоры часто завершаются компромиссом, поэтому следует на него настраиваться. Задайте для себя нижние и верхние планки постановки целей – цель-необходимость и цель-желание.

«Внешняя» подготовка деловых переговоров

1. Установите время начала, длительность и место переговоров. О переговорах договариваются не позднее, чем за два-три дня. Нужно при этом заранее уточнить вопросы, которые будут на обсуждении, уточнить и продолжительность встречи. На данном этапе встречи договариваются о материалах, которые необходимо обсудить, уточняются устные декларации и итоговые документы.
2. Согласование численности делегации. Численность присутствующих делегаций как правило определяется по принципу равенства между сторонами. Согласовывать численность представителей следует заранее. От правила равенства можно отклониться лишь при обстоятельствах, в которых заранее убедите своих партнеров. Чем меньше участников переговоров, тем проходить они будут быстрее. А вот слишком многочисленные делегации часто так и не могут прийти к соглашению.
3. Выберите язык переговоров. Важное условие, если на переговорах будет присутствовать иностранная сторона. Уступки в данном вопросе неуместны. Необходимо подобрать вариант, подходящий обеим сторонам.
4. Организуйте встречу делегации партнеров. По сложившейся практике достаточно, если гостей будет встречать в вестибюле первого этажа ассистент. Удобный вариант во всех отношениях – и для ожидающего, и для приходящих.
5. Представьте участников переговоров друг другу до их начала. Благодаря этому прибывшие получают возможность сесть возле партнеров, интересующих их. На встрече первым должен представиться глава принимающей делегации, представляя членов своей команды – по убывающей. Далее аналогичное действие делает глава гостевой делегации. Обязательно нужно помнить имена и отчества своих партнеров, используя их в разговоре.
6. Обменяйтесь подарками (сувенирами). Сувениры во время первой встречи вручаются хозяевами. Сувенир по своей ценности должен соответствовать рангу членов делегации.
7. Разместите участников переговоров. При встрече с глазу на глаз рекомендуется находиться под углом. При таком расположении конфликты возникают реже по сравнению с ситуацией, если будете находиться друг напротив друга. Хозяин должен быть слева от гостя. При наличии переводчика, он должен быть слева от главы делегации. В противном случае – сзади.
8. Подготовьте помещение для организации деловых переговоров. Для переговоров используется специально приспособленное помещение.
   • Желательно, чтобы перед каждым участником встречи была табличка с именем, отчеством и фамилией, названием его компании.
   • Если в делегации планируется участие более трех человек, рассадите их в алфавитном порядке вокруг квадратного либо круглого стола по часовой стрелке.
   • Необходимо заранее подготовить необходимые для переговоров документы, чтобы затем не пришлось за ними ходить.
   • Следует разместить на двери табличку «Идут переговоры! Просьба не входить!».

Важно!

Организацией переговоров полностью занимается инициатор или одна из принимающих сторон, по договоренности.

Проведение деловых переговоров

1. Начало. Дисциплина прежде всего. Запрещено заниматься посторонними делами во время деловых переговоров. Все члены делегации должны придерживаться единой позиции в отношении переговоров. Начиная обсуждение предмета деловых переговоров, следует выяснить не только заинтересованность оппонента в сотрудничестве, а также степень данной заинтересованности. Не проявляйте излишнюю заинтересованность и торопливость.
2. Согласование темы деловых переговоров. Основываясь на повестке дня, можно быстро понять, какие из пунктов можно основательно рассмотреть, а какие будут освещаться в быстром темпе. После согласования тем для переговоров стороны обычно озвучивают свои позиции.
3. Точка зрения оппонентов. Позиция партнера, выражающая определенный интерес, часто основывается на односторонней оценке проблемы и видимого решения. После представления стороной своего понимания пути достижения целей, другой следует внести коррективы в свою точку зрения в достижении компромисса.
4. Общие интересы. На данном этапе главная цель заключается в получении по возможности большей информации о фактах, которые интересуют стороны, определяя позицию и ее прочность. Каждая сторона на основе полученных сведений для себя должна определить, какие возможности у нее есть, в какой мере может и хочет проявлять гибкость в проводимых переговорах.
5. Аргументирование своей точки зрения. Сознательная стратегия у большинства людей заключается в достижении по возможности большего количества выгод для себя. Как донести свое мнению партнеру? Для этого следует приспособиться к интеллектуальному уровню и стилю речи другой стороны. Спросите себя: Как другая сторона смотрит на данную ситуацию? Какой опыт у данной компании в этой сфере? Какие интересы и проблемы этой компании? Какое мнение защищает другая сторона? От чего и кого оно зависит?
6. Работа с возражениями. Практически во всех переговорах возникают прямые либо завуалированные возражения. Чтобы избежать ненужного спора, необходимо открыто проявлять уважение к точке зрения оппонента. Не стоит пытаться опровергать контраргументы другой стороны. Поскольку это может спровоцировать дополнительное сопротивление. В первую очередь, нужно просто позволить другой стороне высказаться. Ведь за высказыванием всегда есть мотив. Если удастся понять мотив, проанализировать его, удастся убедить партнера за счет его же высказывания.
7. Не обращайте внимание на эмоциональность собеседника. Для налаживания конструктивного диалога нужно выработать широкий спектр эффективных навыков и способов общения; если двум сторонам между собой не удается договориться, есть риск, что одна из сторон возложит за это ответственность на другую.
8. Итоги переговоров. Не полагайтесь на память. Уже во время переговоров необходимо вести протокол. Для поддержания сосредоточенности во время переговоров записывать нужно не только детали обсуждения, но также главные аспекты – к примеру, обещания или обязательства со стороны оппонента.
9. Также следует помнить, что есть существенные различия в форматах делового и повседневного общения. С ними можно ознакомиться в нашей статье Особенности делового английского языка и его отличие от разговорного.

Важно!

Чтобы получить нужный ответ на важный для вас вопрос, сделайте так, чтобы этот вопрос шел на третьем месте – изначально задайте два простых вопроса, отвечать на которые оппоненту будет не только легко, но и приятно, а затем задайте главный вопрос.

Достижение соглашений

Для достижения соглашения предстоит выяснить:

• Что удалось достичь?
• На чем планируем остановиться?
• С чем обе стороны согласны?
• Какие будут следующие шаги?
• Нужно сформулировать конкретное предложение, прямо спросить партнера, устраивает ли оно его, готов ли он на него пристать?

В зависимости от обстоятельств, нужно спросить:

• Что еще остается открытым?
• Что еще мешает достижению согласия?
• Чего еще опасаетесь?

Завершением всех переговоров должны быть такие договоренности между сторонами:

• описание текущей ситуации;
• привлечение экспертов;
• вынесение решения;
• передача решения на рассмотрение другой инстанции;
• заключение соглашения.

Перед выражением окончательного согласия рекомендуется задать ряд вопросов:

1. Были ли достаточно учтены и использованы все существующие возможности?
2. Было ли достигнуто решение поставленной проблемы?
3. Учитывались ли правовые, финансовые, организационные последствия, последствия личного порядка с учетом предложенного решения?
4. Что препятствует либо способствует практической реализации соглашения?

При составлении соглашения учтите следующие обстоятельства:

1. возможности обойти соглашение каждой из сторон;
2. условия, которые лишают соглашение силы;
3. санкции в случае нарушения достигнутого соглашения;
4. контроль соблюдения соглашения;
5. детали процедуры досрочного расторжения соглашения;
6. процедура продления соглашения;
7. возможные ходы в ситуации, когда изменение ситуации может привести к невыгодности соглашения для одной из сторон;
8. имидж соглашения, производимое им впечатление;
9. процедура изменения соглашения в случае модификации соответствующих условий.

Общие фразы для ведения бизнес переговоров на английском

Основой подготовки становится изучение имеющейся корреспонденции, сопоставимых предложений и пр. Значительная информационная подготовка становится серьезным фундаментом для предстоящих переговоров.

Чтобы провести удачные деловые переговоры недостаточно быть просто талантливым бизнесменом, необходимо еще и мастерски владеть английским языком. Для этого советуем изучить полезные фразы и слова для проведения удачных бизнес переговоров на английском.

Другие фразы для успешного делового общения вы найдете в статье из нашего Блога Ключевые фразы для повседневного делового общения на английском языке.

Секреты проведения успешных переговоров

Следует при необходимости сделать определенные уступки партнеру для позитивного настроя для достижения соглашения.

• Тренируйте активное слушание Активное слушание отличается от обычного. Вы не просто молчите, пока другой человек говорит, а мимикой, жестами, сочувствующими высказываниями и другими сигналами даете ответную реакцию. Человек интуитивно понимает, слушают его по-настоящему или только делают вид. Поэтому концентрируйтесь на том, что Вам говорят.

Чтобы убедить собеседника в искренней заинтересованности нужно:

1. Поддерживать с ним постоянный зрительный контакт (примерно три четверти от общего времени).
2. Слушать, не перебивая.
3. Перефразировать то, что сказал собеседник. Это докажет ему, что вы слушали внимательно.

• Наблюдайте за невербальными сигналами Нельзя с уверенностью утверждать, что Ваши слова собеседник поймет правильно. Вежливый оппонент не покажет, что задет или оскорблен, но язык тела выдаст его с головой. Прежде чем сказать фразу, произнесите ее мысленно у себя в голове. Не звучат ли слова двусмысленно? Оскорбительно?

Чтобы не завести разговор в тупик, на протяжении беседы наблюдайте за невербальными сигналами партнера.

О потере интереса к общению скажут следующие жесты:

1. Скрещивание рук на груди: показывает несогласие с Вашими словами и желание отгородиться.
2. Посматривание на часы, бегающий по сторонам взгляд: человек упустил нить разговора.
3. Направление торса или ступней ног к выходу.
4. Поджатые губы: собеседник думает, как быстрее от вас отделаться.
5. Если вы заметили негативные сигналы, то как можно скорее направьте разговор в иное русло или переведите все в шутку. В противном случае собеседник ускользнет.

• Держите под контролем интонации Иногда фатальную роль играют не слова, а то, как их произносят. Тон голоса сообщает собеседнику, насколько вы уважаете себя и окружающих. С его помощью можно производить необходимый эффект. Например, чтобы заставить слушать себя с удвоенным вниманием, говорите чуть тише общего шумового фона. Темп речи подстраивайте под собеседника, потому что если вы будете растягивать слова, словно вот-вот заснете или, наоборот, затараторите в три раза быстрее, чем говорящий с Вами человек, то наверняка вызовете раздражение.

• Задействуйте уши, глаза и язык по принципу 80/20 - 80% времени вы слушаете и следите за другой стороной, то есть анализируете информацию, и только 20% говорите. Это поможет вам избежать необдуманных решений.

• Не вступайте в переговоры сами с собой

Если вы хорошо подготовились и четко очертили для себя цели переговоров - не отступайте от них. Даже не думайте “А что будет, если я приму такое предложение?..” - ничего хорошего, кроме того, что после переговоров вы осознаете, что сами себя оставили в дураках.

• Никогда не принимайте первое предложение

За первым предложением всегда следует второе, которое в любом случае будет более выгодным для вас.

• Постарайтесь сами не делать первое предложение, если позволяет ситуация - оно, как правило, все равно будет отклонено.

• Никогда никому не показывайте цифры, которые вы очертили в цели-необходимости

Если ваш бизнес-партнер узнает, что он мог получить для себя еще более выгодные условия - это со временем разрушит ваши деловые отношения.

Вместо заключения

Желаем вам успехов в проведении бизнес-переговоров и самых выгодных сделок. Надеемся, что наши советы помогут вам в этом, а если вы все еще чувствуете себя неуверенным в уровне своего английского, рекомендуем вам пройти курс Бизнес английского в нашей школе.